俗话说：“没有规矩，不成方圆”。即说明凡事均要有个标准，都应有个依据。而这一标准，这一依据，具体反映到地方志、年鉴编写之中，就是编写规范，也叫行文规范。清代方志学家章学诚指出：“全书之命辞措字，亦必有规矩准绳，不可忽也。”由于地方志、年鉴是集体创作的知识产品，只有所有编写人员遵循地方志、年鉴编纂的体例和统一规范进行编写，才能避免出现五花八门、风格不一的现象。也只有所有编撰人员熟悉、掌握行文规范，努力做到行文规范化，地方志、年鉴的质量和使用价值才能得到保证，其功能才能得到充分的发挥。兹据国家语言文字工作委员会、国家质量技术监督局制定的标准，以及本人多年的工作实践，就地方志、年鉴行文规范中涉及到的语言文字、数字、标点符号、量和单位、名称、概念的规范，谈些一孔之见。  　　

一、语言文字规范  　　

方志、年鉴语言要符合现代汉语语法规范，结构要完整，修辞要精练，逻辑要严密。  　　

1．语言要准确。一是用词准确，防止因误解词义而误用词语。处在不同的语境，表示不同的事物，应当使用不同的词语。常见的词语错误有错用词语、褒贬错位、错用成语。错用词语如：“截至”和“截止”都是动词，但用法不同。“截止”侧重于“止”，“停止”的意思，强调的是到一定期限停止。“截至”则侧重于“至”、“到”的意思，强调的是截止到某个时候或日期。“截至”用于时间名词前，如：“截至2002年12月底”；“截止”用于时间名词后，如：“报名日期1月31日截止”。前者是期限的截止，后者是截至的时间范围，所以两者不能通用。“公民的权利与义务”的“权利”不能使用“权力”，“我国的最高权力机关是全国人民代表大会”的“权力”不能使用“权利”；等等。褒贬错位如：“某报提倡创新文章的标题，要当始作俑者。”这是欲褒实贬。“始作俑者”是比喻某项坏事的开例者或恶劣风气的倡导人。不能用来比喻创新。成语的构成成分和构成方式比较固定，使用时不得随意改动。如：“有的放矢”，不能说成“有的放箭”，“万紫千红”不能说成“千紫万红”，“源远流长”不能改为“渊远流长”，“意气风发”不能改为“意气奋发”，“明日黄花”不能改为“昨日黄花”，等等。  　　用词准确还包括不用“当前”、“最近”、“基本上”、“一个时期以来”、“有关部门”、“大幅度增长”、“不完全统计”、“上新台阶”、“一批”、“一定影响”等模糊语言，不用“去年”、“今年”、“明年”、“近年来”、“最近”、“即将”、“现在”、“目前”等时间基准不清的词语，不用“积极”、“认真”等没有衡量尺度，也就没有资料价值的语言。二是逻辑准确，语言要合乎现代汉语语法、语言习惯等。不用“也许”、“可能”、“大概”。地方志、年鉴语言所表述的资料、信息要翔实可靠，能够正确反映客观事物。分志之间，概述与各章节（专题条目）之间的观点、口径、数据，应该取得一致，没有抵牾。  　　

２.语言要规范。要使用规范化文字和词句。忌用仅在行业内部通用的用语和简称。主要有以下几个方面：一是用字要规范，必须使用规范汉字。简化字以国家语言文字工作委员会1986年重新发表的《简化字总表》为标准；异体字以1955年文化部和文字改革委员会联合发布的《第一批异体字整理表》为标准；印刷用字以1988年国家语言文字工作委员会、中华人民共和国新闻出版署联合发布的《现代汉语通用字表》为标准。不得使用已停用的《第二批简化字》或其他不规范的字和错别字。如：“副书记”、“预备”、“年龄”、“零售”、“圆满”、“覆盖”、“折叠”、“安装”，不能写成“付书记”、“予备”、“年令”、“另售”、“园满”、“复盖”、“折迭”、“按装”。  　　异形词是汉语中常见的复杂现象，《现代汉语词典》以第一义项为首选，“也作某某”、“同某某”作为参选。笔者建议遇到这种情况时统一用首选词。二是用词要规范。专业名词、专业术语、专用名称的使用要准确、规范，避免错用。尽量少用、不用，以明白易懂为标准，一般不作注解说明。三是语言要简洁。凡不影响行文的“了”、“的”、“为”、“已”、“达”等几个助词、副词，尽量不用。如：“进行了”、“召开了”、“提出了”，等等。因为“了”是动态助词，主要用在形容词后面，表示动作完成，或有了某种性状。地方志、年鉴记载的都是发生了的事，没有必要用那么多的“了”。还有“为”、“已”、“共”字句，如“总数为”、“已建成”、“共有304人”，等等。上述句子中的“为”、“已”、“共”都是多余的，属于累赘，应该删除。  　　

3．缩略语使用要规范。各行业在一定时期口头形成的缩语（包括短语），在现实生活中使用的频率较高。地方志、年鉴具有存史功能，其所记述的内容不仅要使当代人看得懂会用，还要让世世代代的人都能看懂。所以，在行文中涉及到缩略语时，一是在同一章节中该缩略语会多次出现的，则在首次出现时使用全称，同时把缩略语写在括号内，第二次出现时即可用缩略语。如，“优化资本结构办公室（简称“优化办”）”。二是有些缩略语是行业用语或专用名词，可以将缩略语写出后加注释。如，“治理“三乱”（乱收费、乱罚款、乱摊派）”，在同一章节中该缩略语再次出现时就不加注释。三是有些是全国通用的缩略语，如“三个代表”、“两个文明”、“双拥模范城”（拥军优属拥政爱民模范城市）、“三资企业”等可不用注释。总之，地方志、年鉴行文应该少用或不用缩略语，以免混淆或造成误解。需要用缩略语的，应表示清楚。  二、数字规范 1995年12月国家技术监督局发布的《出版物上数字用法的规定》指出，阿拉伯数字笔画简单，结构科学，形象清晰，组数简短，应当广泛使用。同时指出，凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字。  　　

1．阿拉伯数字使用范围：(1)物理量量值中的数字。(2)非物理量量词（计量单位）前的数字。(3)计数的数值，包括正负整数、分数、小数、百分比。(4)公历世纪、年代、年、月、日、时刻。(5)代号、代码、文件编号、证件号码和序号中的数字。(6)引文标注中版次、卷次、页码(除古籍应与所据版本一致外)。  　　   

2．汉字数字的使用范围：(1)定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作语素的数字。(2)相邻的两个数字并列连用表示的概数。(3)约数带“几”的数字，如：几千年、十几分钟、一百几十次。(4)中国干支纪年和夏历月日，各民族的非公历纪年、清代及以前朝代的纪年(这类纪年不应与公历混用，并应采用阿拉伯数字括注公历)。(5)星期。(6)含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组中的数字。如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“•”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。   　　

 3．关于二和两。序数词用二，量词用两。如“第二”、“两个企业”“两次获奖”。  　　 4．关于约数。用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”等表示的约数一般用阿拉伯数字，但不能将两个表示约数的词一起使用。如：280多人、约5000字，不能用“约280多人”、“约5000字左右”。也不能用“100万多人”、“2000万多元”，因为这不合语言习惯，念起来拗口。用小数表示的数据，不同时用“多”、“余”、“左右”等约数。如：1.3万多人、56.78万余元、1.5亿元左右，应改为1.3万人、56.78万元、1.5亿元。可以用“超过百万元”、“超亿元”，而不用“超100万元”、“超1亿元”、“100万元以上”、“百万元以上”、“亿元以上”。因为用于叙述，前者简洁、明了，优先选用。  　　

三、标点符号规范  　　

1．标点符号位置：句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居左偏下，不出现在一行之首。引号、书名号、括号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首。破折号和省略号都占两个字的位置，中间不能断开。  　　

2．结构层次序数的标点符号用法：第一层用汉字一、二、三……表述的序数，数字后用顿号“、”。第二层用汉字（一）、（二）、（三）……表述的序数，括号之后不加任何标点。第三层用阿拉伯数字1.2.3……表述的序数，数字后一律用齐底线的黑圆点“.”。第四层用阿拉伯数字(1)(2)(3)……表述的序数，括号之后不加任何标点。凡用第一，第二，第三……或首先，其次，再次……表述的序数，序数词后一律用逗号“，”。  　　

3．连接号的用法：连接两个相关的名词构成一个意义单位的，用—字线。如：原子－分子论，中国－芬兰协会。连接相关的地点、时间表示走向或起止的，用一字线。如：北京－上海特快列车，鲁迅(1881－1936)。连接相关的汉字或外文和阿拉伯数字表示产品型号的，用一字线。如：TPC－3海底光缆，东方红－75型拖拉机。连接相关的项目表示递进式发展的，用一字线。如：人类的发展可以分为古猿－猿人－古人－新人这四个阶段（也可以用箭头号“→”）。标准代号规定用一字线。如：国内统一刊号CN11－1102/I。连接相关的阿拉伯数字表示范围的，用浪纹“～”。如：2500万元～3000万元，-36℃～-8℃。  　　  

4．“其中”后边标点符号的用法：总数后只有一个数，“其中”后不用“，”。如：2009年，全市核减党政机关经费预算8300万元，其中市本级压减行政性经费3054万元。总数后分述几个内容，总数后用“。”，“其中”后边用“，”，各分述内容之间用“；”。如：2009年，全市寿险保费总收入53.77亿元，比上年增长13.3％。其中，营销业务保费收入25.07亿元，增长8.5％；直销业务保费收入3.43亿元，降低23.6％；银邮代理业务保费25.27亿元，增长27.3%。表格中数据，“其中”后用“：”。  　　

5．分号（；）表示复句内部并列分句之间、复句两个层次之间、分行例举之间。使用中要掌握3条原则：(1)从层次上看，句号＞分号＞逗号＞顿号；(2)分号不用在普通单句中；(3)分号一般用在并列复句里，被分号隔开的各分句中，至少应当有一组内部有逗号。  　　

6．引号（“”‘’）的用法有三种：一是行文中直接引用的话，二是需要着重论述的对象，三是具有特殊含意的词语，需要标示。用数字简称的会议、组织、事件、运动、节日、型号的词组，一般人们熟悉的可不加引号，如：六一儿童节、五好家庭、十佳青年、全国五一劳动奖章、五四运动。只有特定的称谓才在数字上加引号。获某某称号，投资、科研项目等，其称号名、项目名一般不加引号。一些新名词如使用简称，还是要加引号为好，如，非典型肺炎的简称“非典”、长江三角洲的简称“长三角”。有些含数字的词组简称，如：“十一五”计划、“八七”会议，要注意引号的位置。  　　

7．书名号（《》〈〉）是表示文化精神产品的专名号。书名（包括篇名）、报纸名（包括板块、栏目名）、期刊（包括栏目名），以及其他文化精神产品（电影、戏剧、乐曲、舞蹈、摄影、绘画、雕塑、工艺品、邮票、相声、小品等）的题目，广播、电视节目名，以及网站栏目名，可用书名号。而非文化精神产品不能使用书名号。例如：物质产品名、商品名、商标名、课程名、证件名、单位名、组织名、奖项名、活动名、展览名、集会名、称号名、报社名、杂志社名，等等，均不用书名号。  　　

8．省略号（……）标明行文中省略了的文字。省略号前后不能保留逗号、顿号、分号；省略号不能与“等”、“等等”并用。  　　

9．括号（（））。一般用于注释、说明。件次、人次的“次”一般不加括号。公文（俗称文件）年份括号。应该用六角括号“〔〕”，括号内年份应标全称；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。  　　

四、量和单位规范  　　使用量和单位的名称、符号、书写规则时，应符合1993年国家技术监督局发布的国家标准《量和单位》（GB3100～3102－93）的规定。  　　

1．根据《出版物上数字用法的规定》中“非专业科技书刊的计量单位可使用中文符号”的规定，地方志、年鉴中计量单位除“产品介绍”中的规格和“主要技术参数”用字母符号外，其他一般用中文符号表示，而不用外文符号。如：米、平方米、升、公斤（千克）、公里（千米）、吨、瓦、千瓦／时、摩尔、秒、公里／时（千米／时），而不用m、m2、L、kg、km、t、w、kw／h、mol、s、km/h。  　　

2．计量单位名称书写要正确。如：速度单位m/s的名称是“米每秒”，而不是“秒米”“米秒”“每秒米”；面积单位m²的名称是“平方米”，而不是“二次方米”“米平方”“平方”；摩尔体积单位m³/mol的名称是“立方米每摩尔”或“立方米每摩”，而不是“立方米/摩尔”“立方米/每摩尔”。  　　

3．不使用市制单位，如尺、寸、担、斤、两、钱、亩等。除公斤、公里、公顷以外的所有“公字号”单位都应停止使用，如公尺（米、m），公分（厘米、cm），公亩（百平方米、100m²），公升（升、L），公方（立方米、m³），公吨（吨、t）等（括号中为法定名称及符号）。英制单位已被废弃。当确有必要出现英制单位时，一般采用括注的形式，如51cm（20英寸）。  　　

4．在一本书中，表述同一事物或同一类事物的量词应该做到统一。如：学校、幼儿园、医院的单位一般用“所”，公园、体育场用一般“个”，文化馆、影剧院等建筑物一般用“座”，景点、遗址一般用“处”，道路、河流一般用“条”，工厂、公司、商店一般用“家”，家庭一般用“户”，家用电器一般用“台”，事故、案件一般用“起”，楼房一般用“幢”，项目一般用“项”，等等。还有表示人数的量词，现在有用“人”、“名”的，也有用“位”的。本人建议，在志书（年鉴）中使用“人”、“名”中性量词为宜。具体说，如果数字在语末的用“人”，如“该学校有教职工128人”；如果数字在语前或语中的用“名”，如“该单位有6名工作人员晋升高级职称”。  　　

五、名称规范  　　

1．地方志、年鉴记叙中，一律使用第三人称，戒用第一人称。如：“常州市”，不写作“我市”，可写“常州”、“全市”；“常州市教育局”，不写作“我局”、“市局”，可写作“市教育局”。“来常州”应写作“到常州”、“在常州”。  　　

2．记述地名和机构名称，要用法定地名和准确名称。如名称在记述时段内有变化的，用当时的名称并括注今名。如：“城中北路（晋陵北路）”、“市教育委员会（市教育局）”。  　　

3．各种名称在方志记述中第一次出现时，一律写全称。在同一个章节中，如组织机构、重要会议、文件名称等过长，为了书写方便和减少字数，在首次使用全称后，可用简称，但须加以说明。如：“中国人民政治协商会议常州市委员会（以下简称市政协）”、“中国共产党常州市第八届委员会第十一次全体会议（以下简称市委八届十一次全会）”、“《中共常州市委关于建设学习型城市的决定》（以下简称《决定》）”。简称以通用和规范为原则，某些不严肃、不科学和使人费解的简称不能使用。如：《毛泽东选集》不能简称《毛选》，地方铁路不要简称“地铁”，常州市总工会不要简称“市总”等。有些词是不能省略的，如：“市人大常委会主任”，不能缩略为“市人大主任”，因为作为市级最高权力机关的人大会议，只有执行主席，它的常委会才有主任的职务。  　　

在名称用语规范上常见的错误有：一是随意称呼党和国家机关名称，如称“中央文明办”，“中央”一词是泛指全国性的领导机构，不够具体明确。应改为“中共中央精神文明建设指导委员会办公室”。又如称“国家农业部、国家发展和改革委员会、国家财政部、国家税务总局”，其实在中央政府机构和国务院所属机构中，不是所有部委名称前都冠有“国家”两字的，如农业部、财政部，全称应该是中华人民共和国农业部、中华人民共和国财政部，在使用时一般称农业部、财政部即可。而规定冠有“国家”的机构名称，如国家发展和改革委员会、国家税务总局，不可省去“国家”两字。二是随意简化单位名称，如常林、常柴、黑牡丹先后成为上市公司。因为常林、常柴、黑牡丹都是品牌商标名，只能代表产品，不能代表企业，应改为常林股份有限公司、常柴股份有限公司、黑牡丹（集团）股份有限公司先后成为上市公司。  　　

4．对人物的称谓，一般应直书其姓名，后面不加“同志”、“先生”、“女士”、“小姐”之类的称呼，必要时可在姓名前冠其职务，或名后缀以职称。如：“市委书记XXX”、“副局长XXX”、“XXX教授”、“XXX院士”。我们在编辑中常常碰到是将姓名写在职务前面，这主要是口头语的原因。（除作家、艺人外，其余人名一律用正式姓名，不用字、号、别名、谥号、绰号。  　　

5．关于华侨等的称呼，按国务院侨办规定，以“华侨、港澳同胞、台湾同胞、外籍华人”的顺序称呼。  　　

6．凡外国国名、地名、人名、党派、政府机构、报刊、书籍等译名，均以新华社的译名（或社会上公认的译名）为准。如：“罗马尼亚”不能写成“罗马利亚”。  　　

六、概念规范  　　

1．政治概念。中华人民共和国建立前后，不用“建国前”、“建国后”，应称“新中国建立前”、“新中国建立后”。“文化大革命”要加引号，不要简称“文革”。“左”倾、“左”的错误、“左”的影响等语的左字要加引号，极左的左字不加引号。  　　还有与政治概念有关的政治用语问题。一是不应该把香港、澳门、台湾同外国国名齐名并列。如有的志书写道，“产品销往美国、加拿大、土耳其、日本、香港、台湾等国家和地区”。这样表述错误的，应该改为“产品销往美国、加拿大、土耳其、日本等国家和中国香港、台湾等地区”。二是不应该把香港、澳门、台湾在中国大陆办的企业、这些商人，即港企（港商）、澳企（澳商）、台企（台商）称为“外企”、“外商”。也不能把内地企业与香港、澳门、台湾企业或投资商合资称为“中外合资企业”。  　　

2．时间概念。要用确定的时间概念，不要用含混不清的词代替。如：目前、近年来、去年、今年、解放前、解放后、现在，等等。  　　

3．地域概念。我们在使用地域概念中要注意不同时期地域概念不同的问题，如我们现在所称常州市的“全市”含市区及所辖的金坛、溧阳2个县级市；“市区”含武进区、新北区、天宁区、钟楼区、戚墅堰区。而1983年3月前的“常州市”就不含武进、金坛、溧阳三县，2002年4月前的“市区”就不含武进区。处理方法一是要对照“行文规范”在志书“凡例”中明确，二是记叙中加以说明，如“市区（不含武进区）”。  　　

总之，地方志、年鉴行文规范是一个严肃的、系统的工程，是正式出版物的必然要求。上面所述的内容和例举的问题远不可能涵盖所有行文内容，如图表处理、引文注释、版面格式等。具体操作时还要对照国家有关规定或自行制订有关规范。  （何永才）